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Assistante de direction (H/F)

Référence :
Recruteur : GRAND PARIS SUD EST AVENIR
Localisation : Val-de-Marne
Annonce du : 14/09/2017

Description du poste :

L’ETABLISSEMENT PUBLIC TERRITORIAL GRAND PARIS GRAND EST
recrute par voie de mutation, détachement et éventuellement par voie contractuelle

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C)

Au sein de la Direction Collecte et Traitement des Déchets de l’Etablissement Public Territorial Grand Paris Grand Est, en lien direct et sous la responsabilité de la Directrice Collecte et Traitement des Déchets, vous exercerez les missions suivantes :

1- Traçabilité des documents entrant et sortant de la Direction : référencement (courrier, factures, commande), mise en forme, mise à jour des tableaux de bord, transmission……
2- Rédactions et mise en forme de prises de notes, de compte rendu, de courriers, création et suivi de tableaux de bords, présentations dynamiques (power point notamment)
3- Organisation de réunions : définition de la date selon le planning du sujet, coordination des disponibilités, réservations d’un lieux et organisation logistique (taille de la salle, matériel, ordinateur et projection éventuels), regroupement des éléments pour constituer un fond de dossier, tenue des agendas.
4- Suivi des échéances : tenue et actualisation des tableaux de bords sur les aspects administratifs et financiers de la Direction : réponse aux courriers, « service fait » sur facture, besoins EPI, besoins logistiques divers, etc., et relance des personnes concernées.
5- Relais RH : regroupement des tableaux heures supplémentaires et relance, besoins EPI, circuit de signature des avis pour formations et autorisation divers, tableau de bords des congés, etc.
6- Relais marchés publics et finances : tableau de bord, traçabilité des différents actes de chacun des marchés publics concernant la Direction, tableau de suivi de l’évolution des montants consommés sur chacun des marchés en lien avec les techniciens, regroupement et appui pour la mise en forme des demandes budgétaires (besoins exprimés par les techniciens), relances éventuelles dans le cadre du suivi comptable, accès au logiciel comptable, etc.
7- Tâches de secrétariat : copies, scans, mise en forme, gestion des fournitures, prise de notes, mise sous plis, réception de colis, relecture des écrits et correction des fautes d’orthographe, mise aux visas et en signature, réponse aux appels, classement et archivage (papier et informatique), etc.
8- Intérim des tâches du second agent en charge de l’accueil : réponses aux appels riverains et orientation vers les techniciens concernés.

Les deux agents assurant l’accueil et le secrétariat travaillent en direct avec la Directrice, et en appui de l’ensemble des agents de la Direction. Ainsi, vous serez amené à travailler avec les techniciens situés à Clichy sous Bois et ceux situés à Noisy le Grand. Vous serez également en contact avec les autres directions de l’EPT et des villes membres.

Localisation :

Val-de-Marne

Description du candidat :

Profil :

Expérience exigée sur un poste similaire. Vous disposez de connaissances en secrétariat et maitrisez les outils informatiques (word, excel, power point, logiciel pro, autres). Vous possédez une bonne expression écrite et orale.
Vous êtes organisée, rigoureuse, diplomate, dynamique, d’un tempérament positif.
Vous possédez des capacités d’analyse et de recul (vision globale).
Vous avez le goût pour le travail en équipe.

- Permis B indispensable.

Localisation du poste : Noisy le Grand.
 
Poste à pourvoir : au plus vite (courant septembre espéré)

Rémunération : statutaire et régime indemnitaire – CNAS

Merci d’adresser une lettre de motivation accompagnée d’un CV, avant le 30 septembre 2017 à :

Description du recruteur :

Pour répondre à cette offre

Pour postuler par courrier, merci de répondre à l'adresse suivante sous la référence :
candidature@grandparisgrandest.fr

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